Membuat Itinerary dengan Trello dan Google Sheets

Buat saya, salah satu bagian paling asik dari liburan adalah merencanakannya. I looooove making itineraries, suka banget hingga di level di mana saya berharap bisa punya pekerjaan tetap bikin itinerary. Style orang ketika jalan-jalan tentu beda-beda, dan saya adalah tipe orang yang senang bikin plan yang rapih dan terstruktur. Dulu saya suka bikin itinerary yang detail banget sampai ke jam dan menit, dan lumayan ambi karena banyak banget tempat yang dimasukkan di tiap harinya. Seiring berjalannya waktu, kayaknya style begitu udah ga terlalu cocok dengan style jalan-jalan saya yang udah mulai santay (karena faktor usia) hahaha. 

Saya selalu mulai dengan browsing tentang tempat tersebut, dari mulai tempat-tempat wisata terkenal, tempat yang sesuai dengan interest saya (misal: taman atau toko buku), makanan, dan lain-lainnya. Semuanya akan saya list dalam wishlist, yang kemudian akan ditelaah satu-satu sesuai dengan jangka waktu kunjungan, area (jadi rajin-rajin liat map), dan juga budget yang harus dikeluarkan.

Kalau sekarang ini, yang paling penting ditulis buat saya sih:

• Area yang akan dieksplor di tiap harinya
• Point of interest  tiap harinya
• Transportasi, terutama jika akan pindah tempat / kota
• Penginapan
• Hitungan kasar untuk budget yang akan dikeluarkan, biar bisa bawa uang yang tidak kurang dan tidak berlebihan juga

Dulu saya selalu pakai Excel ketika bikin plan jalan-jalan, simply because I love Excel so much. Karena selain rapih, Excel juga bisa banget di-utilize untuk hitung-hitungan budget. Sekarang saya masih pakai Excel juga (baik di kerjaan atau di rumah untuk urusan pribadi), tapi udah beralih ke Google Sheets. Selain biar bisa dibuka pake laptop pribadi atau kantor atau bahkan HP kalau pas kepepet, juga karena biasanya pas bikin itinerary saya sering keroyokan sama Junda. Pakai Google Sheets ini jadi gampang tektokan dan kolaborasinya. Jadinya ga ada lagi tuh ceritanya kirim-kiriman file Excel dengan nama itineraryjepang2020-fix.xlsx atau itineraryjepang2020-fixbangetbanget.xlsx hahaha.

Trello

Tapi beberapa tahun belakangan ini, saya juga mulai pakai Trello untuk bikin itinerary. Awal kenalan pakai Trello waktu dulu kerja di Samsung, di mana saya pakai ini untuk log task yang terkait sama kerjaan bareng temen-temen setim. 

Beberapa tahun berlalu, Junda lah yang pertama kali kasih saya ide untuk bikin itinerary pakai Trello. Awalnya Junda bikinin saya itinerary waktu saya mau solo trip ke Italy di Trello, berhubung saat itu saya lagi ribet ngurusin disertasi dan packing pulang. Awalnya saya mikir kenapa lebay banget bikin itinerary doang pakai Trello segala. Eh tapi ternyata, saya jadi latah ikutan sampai sekarang karena udah nyaman :")

Trello

Trello ini bisa dibuka di browser di mana aja dan ada app-nya juga yang bisa diinstall HP, jadinya berasa lumayan handy. Biasanya saya pakai ini untuk planning awal, untuk nge-list hal-hal yang ingin dilakukan selama liburan.

Kenapa suka Trello?

• Berhubung saya anaknya lumayan visual, Trello ngasih saya pengalaman visual yang enak. Saya biasanya bikin beberapa list sesuai jumlah hari ketika berlibur, dan diberi tanggal dan nama hari sebagai judulnya. Di dalam list, dapat diisi banyak card untuk menampung hal-hal yang direncanakan untuk dilakukan di hari itu, dan bisa kita urutkan sesuka hati (biasanya sih saya urutin dari pagi - malam kayak timeline)
• Di Trello, tiap card juga bisa ditambahin gambar, biar lebih kebayang aja rencana perjalanannya.

Biar kebayang, bisa disimak di gif di bawah ini. Kita ambil contoh kasus itinerary-nya temen saya, Wira, pas jalan-jalan ke UK kemarin. Sebagai selegram dan yucuber kondang, Wira lumayan sibuk jadinya saya yang didaulat bikinin itinerary-nya. 

Bentukan Trello kurang lebih gini, kita bisa bikin list horizontal berisi tanggal liburan kita, lalu diisi dengan card / item-item di tiap harinya.

Bisa di-scroll horizontal untuk liat card yang ada di tiap list.

• Kalau ada perubahan rencana, tiap card-nya akan dengan mudah dipindah-pindah sesuai keinginan.  Misal: ah ke Buckingham Palace-nya hari Senin aja deh - yaudah tinggal pindahin card berisi Buckingham Palace ke list hari Senin.

 Bisa dipindah-pindah sesuka hati~

• Selain itu, di dalam tiap card kita bisa menambahkan note, checklist (misal bisa tambahin things-to-do, food-to-eat, list oleh oleh, atau bahkan packing list)

Ini kepake untuk checklist requirement Visa, dan bisa di-set deadline-nya juga

• Even better, bisa ditambahin attachment juga! Selain foto, saya suka nambahin tiket pesawat / bus / kereta, atau bukti booking penginapan. Jadinya semua dokumen yang kita butuhkan akan ada di satu tempat dan ga ribet ubek-ubek email ketika butuh.

Bisa attach bukti bookingan bus

• Trello juga bisa di-share keroyokan, jadi kalau perginya ramean, planning itinerary juga jadi lebih mudah.
• Gratis! Untuk account gratis ada limit jumlah board yang bisa dibuat, tapi selama ini sih untuk saya masih cukup-cukup aja. Palingan kalau udah over-limit, board yang lama bisa langsung dihapus / di-archive saja.
• Trello bisa digunakan untuk banyak hal, sementara ini saya sudah pakai untuk to-do-list harian, wedding preparation, bahkan untuk planning postingan di blog ini :)

Google Sheets

Trus masih pake Google Sheets ga? 

Otentu! Si Google Sheets cintaqu ini masih banget kepake untuk hal-hal yang ada hubungannya dengan duit. Biasanya saya bikin semacam gambar di bawah ini (klik untuk lihat lebih jelasnya ya)

Usahakan untuk bikin rincian uang sedetail mungkin, dari mulai estimasi biaya makanan perhari, transportasi, akomodasi, hingga oleh-oleh dan pengeluaran dadakan, demi dompet yang lebih sehat :D 

Saya biasanya bikin format google sheet-nya begini:

Klik untuk view yang lebih jelas ya

• Day and Date, tanggal dari item yang dicatat
• Place, nama kota / area dimana item ini mulai dinikmati, misalkan itemnya adalah rental mobil yang akan mulai dipakai di Edinburgh, walaupun sudah dibayar dari ketika di Indonesia tapi tetap dicatat sebagai Edinburgh, selain lebih rapi pencatatannya, membantu juga supaya tidak salah tanggal.
• Type, saya suka ngelompokin pengeluaran jadi beberapa kategori besar seperti; Transport, Meals, Acommodation, dan mungkin Entrance Fee (untuk yang mau masuk museum / semacamnya). Ini optional sih, tapi buat saya nice to have aja, biar nantinya di akhir jadi bisa tau pengeluaran di tiap-tiap kategori (pakai filter feature in Google Sheets!)
• Details, ya intinya detail pengeluarannya apa~ The more detail the better! Saya suka ngerinci sedetail mungkin hingga ke estimasi isi bensin dan uang parkir misalnya saya akan sewa mobil.
• Price, saya suka breakdown dalam bentuk Rupiah dan mata uang lokal, sesuai nilai yang sudah / akan saya bayar. Misalnya booking penginapan dari Indonesia dan yang di-charge ke kartu adalah Rupiah, ya tulis dalam Rupiah. Penting dibedain biar nantinya ga pusing.
• Status, saya bedain di Paid (udah dibayar) dan Projected (masih estimasi), ini penting untuk tau berapa uang yang udah dikeluarkan dan berapa uang yang harus disiapkan. Apakah uang yang kita punya cukup untuk estimasi budget yang kita buat? Kalau engga, berarti mungkin ada yang harus di-adjust di rencana perjalanan ini, atau harus cari tambahan budget lagi.
• Remark, tempat menuliskan informasi-informasi ekstra yang tidak bisa ditaruh pada kolom-kolom lain. Bisa tulis tentang detail kartu kredit mana yang digunakan, misalnya

Hmm, I think that was it! Semoga cukup menjelaskan. Kalau ada yang ingin ditanyain, silakan tulis di kolom komentar yaa :D